To veje til en tryg start
Når du skal forberede en gæst, støder du hurtigt på to muligheder. Den første er en kort skriftlig briefing, som du sender i god tid, og som gæsten læser i sit eget tempo. Den anden er en samtale, enten på telefon eller ansigt til ansigt, hvor I gennemgår rammerne sammen, inden kameraet kører.
Begge dele hører til det, vi arbejder med i modulet om gæstebriefing og forberedelse. I de efterårsuger, hvor mange nye hold går i gang med de første øvelser, er det netop dette valg, deltagerne spørger mest til: skal jeg skrive eller ringe? Svaret er ikke ens for alle samtaler, men der er klare forskelle at bygge på.
I dette indlæg stiller jeg de to veje op mod hinanden på de punkter, der betyder noget i praksis, og slutter med en anbefaling, du kan bruge allerede i din næste øvelse.
Den skriftlige briefing: styrker og svagheder
En skriftlig briefing har den fordel, at den ligger fast. Du skriver emne, varighed, rækkefølge og de områder, du ikke vil ind på, og gæsten kan vende tilbage til siden dagen før optagelsen. Der opstår ingen misforståelser om, hvad der blev sagt i telefonen. Den tvinger også dig til at tænke samtalen igennem.
Svagheden er, at papiret er envejs. Du ser ikke, om gæsten bliver urolig over et punkt, og du hører ikke de spørgsmål, som gæsten ikke ville skrive ned. Nogle læser heller ikke teksten grundigt og dukker op med et forkert billede af, hvad der skal ske.
En god briefing fylder højst en side. Skriv i et roligt, konkret sprog, og undgå at love noget om spørgsmålene, som du ikke kan holde.
- Fast reference for begge parter
- Tvinger dig til at strukturere samtalen
- Giver ikke plads til gæstens bekymringer
- Kan blive overset eller misforstået
Samtalen i forvejen: styrker og svagheder
Den mundtlige forberedelse giver noget, papiret ikke kan: du hører gæstens stemme og tempo, og gæsten hører din. Allerede efter ti minutter ved du, om personen taler i korte svar eller lange fortællinger, og du kan justere dine åbningsspørgsmål efter det. Mange gæster bliver mere afslappede, når de har talt med dig i forvejen.
Til gengæld er en samtale løs i konturerne. Hvis ingen skriver noget ned, husker I forskelligt, hvad I aftalte om emner og tid. Der er også en risiko for, at I i fællesskab gennemspiller hele interviewet, så svarene mister friskhed, når kameraet endelig kører.
Hold derfor samtalen til rammer og stemning, ikke til de enkelte svar. Aftal gerne, hvad I ikke vil tale om, og skriv det ned bagefter.
- Giver et indtryk af gæstens stemme og tempo
- Afdramatiserer situationen for nervøse gæster
- Kan efterlade uklare aftaler
- Risiko for at tage friskheden af svarene
Hvad afgør valget i praksis
Tre ting afgør, hvilken vej du bør vælge. Den første er gæstens erfaring. En person, der aldrig har siddet foran et kamera, har brug for den menneskelige kontakt. En vant gæst vil ofte hellere have noget kort på skrift og så møde op.
Den anden er samtalens karakter. Skal I tale om noget følsomt, bør rammerne aftales mundtligt, fordi tonen betyder meget. Handler det om faglige emner med klare afgrænsninger, kan en skriftlig briefing være nok.
Den tredje er din egen tid. En samtale kræver en aftale og en pause i kalenderen, mens en briefing kan skrives en aften. Det er et rimeligt hensyn, men lad det ikke være det eneste. I øvelserne med fiktive gæster mærker deltagerne hurtigt, hvor meget bedre starten bliver, når begge dele er på plads.
Min anbefaling: begge dele, i den rækkefølge
Min anbefaling til begyndere er at kombinere dem, men i en bestemt rækkefølge. Start med en kort samtale på et kvarter, hvor du lytter mere, end du taler. Spørg, hvad gæsten er mest nervøs for, og hvad vedkommende gerne vil nå at sige. Bagefter skriver du briefingen, og her kan du bruge det, du hørte, i stedet for at gætte.
Send siden til gæsten samme dag, så den passer til det, I netop har talt om. Bed om en kort bekræftelse, så du ved, at den er læst. På den måde får du papirets faste form og samtalens menneskelige kontakt uden at tage meget mere tid.
Hvis du kun har tid til én ting, så vælg samtalen til nye gæster og briefingen til rutinerede. Det er en regel, der holder i langt de fleste tilfælde.
- Først et kvarters samtale, hvor du lytter
- Derefter en side på skrift, baseret på samtalen
- Bed om bekræftelse fra gæsten
Sådan træner du det i øvelserne
I forløbet øver du begge former med opdigtede gæster. Du gennemfører først en samtale med en medspiller, der har fået en lille rolle, og skriver derefter en briefing ud fra den. Til sidst får du struktureret feedback på, hvad der manglede, og hvad der var overflødigt.
Pointen er ikke at skrive det perfekte dokument, men at mærke forskellen mellem at forberede ud fra gætværk og ud fra det, gæsten selv fortæller. Mange opdager, at de plejer at spørge for lidt om rammerne og for meget om indholdet.
Prøv det selv inden næste interview: tag et kvarter, skriv ti linjer, og læs dem højt for en kollega. Hvis kollegaen kan forklare, hvad der skal ske, er briefingen god nok. Det er en lille øvelse, men den afslører straks, hvor teksten er uklar.
Skriftlig briefing og forberedende samtale er ikke modsætninger, men to redskaber med hvert sit formål. Papiret skaber orden, og samtalen skaber tillid. Er du i tvivl, så begynd med at lytte til gæsten i et kvarter og skriv derefter en side, der passer til personen. Den lille ekstra indsats gør de første minutter foran kameraet markant roligere for jer begge.