Sådan skriver du en kort gæstebriefing, der virker

Mange begynder med at samle alt, de kan finde om gæsten, og ender med fem sider, ingen får læst. Jeg plejer at starte et andet sted: Hvad skal gæsten vide, før kameraet tænder, og hvad skal du selv have ved hånden under samtalen? Svarene er to forskellige dokumenter, og de fylder hver især højst en side.

Gæstens version er kort og venlig. Den fortæller, hvad samtalen handler om, hvor længe den varer, og hvordan den er bygget op. Din egen version er et arbejdsark med de vigtigste pointer, to eller tre mulige veje ind i emnet og et par tal eller navne, du ikke vil forveksle.

Når du holder de to adskilt, undgår du den klassiske fejl, hvor gæsten får udleveret dine interne noter og pludselig ved præcis, hvilket spørgsmål der kommer som nummer fire. Det tager brodden af spontaniteten, og samtalen bliver stiv.

• Gæstens ark: emne, varighed, rækkefølge, praktiske forhold
• Dit ark: pointer, mulige indgange, navne og tal
• Ingen af arkene må fylde mere end én side

God research handler om at forstå gæstens vinkel, ikke om at kende hele vedkommendes livshistorie. Læs det, gæsten selv har skrevet eller sagt offentligt om emnet, og noter to eller tre steder, hvor du oprigtigt er nysgerrig. Det er dem, dine bedste spørgsmål kommer fra.

Skriv også ned, hvad du ikke ved. Hvis gæsten bruger et fagord, du ikke helt har fat i, er det bedre at afklare det i forvejen end at nikke genkendende i studiet. Seerne kan mærke, når en vært lader som om.

Vær opmærksom på kilder, der modsiger hinanden. Hvis to oplysninger ikke passer sammen, så spørg gæsten på forhånd, hvilken der er korrekt. Det virker som et lille indgreb, men det sparer dig for en akavet pause midt i optagelsen og viser gæsten, at du har taget dig tid.

• Find to eller tre punkter, du selv er nysgerrig på
• Skriv fagord og navne ned med korrekt stavemåde
• Afklar modstridende oplysninger, før I går i gang

Rammerne er det, gæsten oftest er mest nervøs for, selv om vedkommende sjældent siger det højt. Hvor længe varer samtalen? Bliver den klippet bagefter? Kan gæsten bede om at tage et svar om? Hvis du ikke selv ved svarene, så find dem, før du skriver til gæsten.

Skriv aftalen ned i få linjer og send den et par dage før. Det giver gæsten mulighed for at rette, hvis noget er misforstået, og du har noget at henvise til, hvis der opstår tvivl senere. Tonen skal være rolig og saglig, ikke juridisk.

Aftal også, hvad samtalen ikke handler om. Hvis gæsten ønsker at holde et bestemt emne uden for, er det bedre at høre det nu og beslutte, om du kan leve med det, end at opdage det halvvejs gennem optagelsen.

• Varighed, rækkefølge og eventuel redigering
• Hvad gæsten må bede om at få taget om
• Emner, der holdes uden for, og hvorfor

Min foretrukne opbygning har fire dele. Øverst står emnet i én sætning. Derunder kommer en kort rammebeskrivelse med tid, sted og forløb. Så følger tre til fire temaer, gæsten kan forberede sig på, uden at de er formuleret som færdige spørgsmål. Nederst står praktiske oplysninger som mødetid og kontaktperson.

Brug almindeligt sprog og korte sætninger. En briefing er ikke et sted at vise, hvor meget du har læst. Den skal få gæsten til at ånde lettere, når vedkommende åbner den. Læs den højt for dig selv: Hvis du snubler, skal det omskrives.

Undgå at love noget, du ikke kan holde. Skriv ikke, at samtalen bliver afslappet, hvis du ved, at tidsrammen er stram. Skriv hellere, at du holder tiden, og at gæsten får lov at runde sine svar af. Ærlighed i den lille skrift skaber tillid til resten.

• Emnet i én sætning
• Ramme: tid, sted, forløb
• Tre til fire temaer uden færdige spørgsmål
• Praktiske oplysninger og en kontaktperson

Selv den bedste briefing erstatter ikke et par minutters snak lige før start. Brug dem til at gentage rammerne med egne ord, spørge om gæsten har fået tænkt på noget siden sidst, og lade vedkommende høre din stemme uden kamera. Det sænker skuldrene hos begge parter.

Stil ét uforpligtende spørgsmål, som ikke indgår i selve samtalen, for eksempel hvad gæsten glæder sig mest til at tale om. Svaret fortæller ofte, hvor energien ligger, og du kan lade den styre dit første egentlige spørgsmål.

Undgå at gennemgå alle dine spørgsmål igen. Hvis gæsten kender hver eneste formulering, bliver svarene indøvede, og du mister den lytning, som hele samtalen hviler på. Hold dig til rammerne, og lad indholdet komme, når kameraet kører.

Når du har skrevet briefingen, så læg den væk i en times tid og find den frem igen. Se på den med gæstens øjne: Forstår jeg, hvad der forventes af mig? Ved jeg, hvem jeg kan ringe til? Er der noget, jeg kan komme til at bekymre mig om?

Bed gerne en kollega eller en medkursist læse den. En udenforstående opdager hurtigt, hvis noget er uklart eller for langt. På vores forløb øver deltagerne netop det: at skrive en briefing, få den læst og rette den til, så den virker for en, der ikke kender emnet.

Gem dine briefinger. Efter nogle uger har du en lille samling, du kan bruge som skabelon. Du vil opdage, at de fleste justeringer handler om tone og længde, ikke om indhold, og at du bliver hurtigere for hver gang.

• Læs den med gæstens øjne
• Lad en anden læse den igennem
• Gem den som skabelon til næste gang