Fem fejl i gæstebriefingen og sådan undgår du dem

Den hyppigste fejl, jeg ser hos voksne begyndere, er at samle mange oplysninger om gæsten uden at vælge. Man åbner fem artikler, kopierer titler og årstal og står til sidst med en lang liste, der ikke hjælper i selve samtalen. Gæsten mærker hurtigt, når spørgsmålene bygger på overfladiske fakta, og svarer så også overfladisk.

Vælg i stedet to eller tre ting, du oprigtigt er nysgerrig på. Det kan være en beslutning, gæsten har truffet, en holdning, der har ændret sig, eller et fagligt emne, hvor hun ved mere end de fleste. Skriv hver af dem som en kort sætning med et konkret spørgsmål under.

En god tommelfingerregel er, at researchen skal kunne rummes på én side. Kan du ikke forklare for dig selv, hvorfor et punkt er med, skal det væk. Den disciplin gør forberedelsen hurtigere og samtalen mere nærværende.

• Vælg to eller tre spor frem for ti fakta
• Skriv ét åbent spørgsmål under hvert spor
• Hold researchen til højst én side

Mange glemmer at aftale rammerne på forhånd. Hvor lang tid har samtalen? Må du afbryde, hvis svaret løber væk? Er der emner, gæsten helst ikke vil ind på? Når de ting først afklares, mens kameraet gør klar, bliver begge parter nervøse, og de første minutter bruges på at tøve.

Send rammerne skriftligt nogle dage før. Skriv varighed, rækkefølge i store træk, og hvordan optagelsen bruges bagefter. Bed gæsten svare med eventuelle ønsker. Det tager ti minutter at skrive og sparer mange misforståelser.

Vær også ærlig om, hvad du ikke kan love. Du kan ikke garantere, at alle spørgsmål er behagelige, men du kan love, at de er rimelige og vedkommende. Den ærlighed skaber ro, og ro er den bedste start på en samtale.

• Aftal varighed og rækkefølge skriftligt
• Spørg efter emner, gæsten vil undgå
• Fortæl, hvordan optagelsen bruges

Nogle forbereder så grundigt, at de skriver alle spørgsmål ud og læser dem højt. Resultatet lyder opstillet, og du lytter ikke længere til gæstens svar, fordi næste spørgsmål allerede ligger klar. Samtalen bliver en række enkeltstående udspørgninger i stedet for et forløb.

Brug briefingen som kort, ikke som køreplan. Skriv nøgleord og en åbning, du kender udenad, og lad resten opstå i mødet med gæsten. Marker to eller tre steder, hvor du gerne vil ende, men accepter, at vejen derhen kan skifte.

Øv gerne med en kollega, der bevidst svarer uventet. Så mærker du, hvordan det føles at slippe papiret og følge med. I vores scenarieøvelser er det ofte netop det øjeblik, der får deltagerne til at slappe af.

• Nøgleord frem for færdige sætninger
• Kend din åbning, men ikke hele rækkefølgen

Det sker, at gæsten får at vide, hvad samtalen handler om, få minutter før den starter. Så har han ikke haft tid til at tænke over eksempler, og svarene bliver tøvende eller generelle. Det er ikke gæstens ansvar, men dit.

Send en kort briefing til gæsten et par dage før. Den behøver ikke indeholde alle spørgsmål, men bør nævne temaerne, tidsrammen og det praktiske: hvor, hvornår og hvad han skal medbringe. Skriv i et almindeligt, venligt sprog uden fagudtryk.

Husk at gæsten ofte er mindre vant til kameraet end dig. En klar besked kan være forskellen mellem en anspændt og en afslappet gæst. Spørg også, om der er noget, han gerne vil have med i samtalen, så føler han sig inviteret og ikke bare udspurgt.

• Send briefingen nogle dage før
• Nævn temaer, tid og praktiske forhold
• Spørg om gæstens egne ønsker

Når research bygger på tredjepartsoplysninger, kan der snige sig fejl ind: forkerte titler, gamle holdninger eller misforståede sammenhænge. Hvis du først opdager det midt i optagelsen, mister du autoritet, og gæsten bliver irriteret.

Giv gæsten mulighed for at rette. Send et par linjer om, hvordan du forstår hendes arbejde, og bed hende korrigere det, der ikke passer. Det viser respekt og afslører fejl, mens de stadig er billige at rette.

Gør det også til en vane at have to kilder til hvert faktum, du bruger som udgangspunkt for et spørgsmål. Kan du ikke bekræfte noget, så formuler det som et spørgsmål frem for en påstand: Har jeg forstået det rigtigt, at du ...

• Lad gæsten rette din forståelse
• Brug to kilder til centrale fakta
• Formuler usikre punkter som spørgsmål

Når fejlene er kendt, bliver løsningen enkel. En god briefing har fire dele: et par linjer om gæsten, to eller tre spor med et åbent spørgsmål til hver, de aftalte rammer og din åbning. Mere behøver du sjældent.

Læs den højt for dig selv dagen før. Hvis noget lyder stift eller overflødigt, så stryg det. Læg den derefter væk og gå ind i samtalen med oprigtig interesse. Briefingen er en støtte til rolig start, ikke noget, du skal præstere efter.

I efteråret, hvor mange tilrettelægger interviews til nye sæsoner af foredrag og projekter, er det en god tid at gøre øvelsen til en fast rutine. Begynd med en gæst, du kender, og se, hvor meget lettere første minut føles.

• Gæst, spor, rammer og åbning
• Læs den højt dagen før
• Øv med en gæst, du kender